Manejo del tiempo: aprenda a usar un planificador diario
Los adultos que padecen TDA/H con frecuencia tienen dificultades para
manejar el tiempo y planificar. Estas dificultades son un ejemplo de
cómo el TDA/H afecta las funciones ejecutivas del cerebro.
Esta página discutirá:
- la selección de un planificador adecuado
- estrategias efectivas para usar un planificador
- el uso de un planificador para los planes a corto y largo plazo
Las funciones ejecutivas pueden ser descritas como los procesos
cognitivos de más alto orden del cerebro, que regulan y manejan las
actividades de aprendizaje y la conducta. Al igual que el director de
una orquesta la guía y la dirige, las funciones ejecutivas guían y
dirigen los pensamientos y acciones de un individuo1,2. La
memoria de trabajo (que mantiene en la memoria la información que se
acaba de ver o escuchar), la organización y el sentido del tiempo son
tres funciones ejecutivas importantes, fundamentales para la capacidad
del cerebro de manejar el aprendizaje y la conducta. Los individuos con
TDA/H tienen dificultades con esas tres funciones ejecutivas y, como
resultado, con frecuencia tienen pocas habilidades de manejar el tiempo,
y podrían tener dificultades para cumplir con sus responsabilidades en
el trabajo y el hogar.
Un método para resolver los problemas con el manejo del tiempo es
utilizar un planificador. El uso efectivo de un planificador puede
ayudar al adulto con TDA/H a compensar los déficits en las funciones
ejecutivas al ayudarlo a manejar el tiempo, recordar responsabilidades, y
mantenerse organizado. Muchos adultos con TDA/H han tenido muchas
experiencias fracasadas con el uso de planificadores, lo que los lleva a
considerarlas como algo altamente antipático o incluso inútil. Con
frecuencia, no han tenido éxito usando un planificador porque no lo han
hecho de manera correcta. Esta hoja resaltará estrategias para usar un
planificador de manera eficaz, planificar efectivamente, y dar
seguimiento a los compromisos.*
Esta hoja divide las habilidades necesarias en una serie de pequeños
pasos. Cada paso debe llevarse a cabo individualmente, y debe ser
practicado durante al menos una semana antes de comenzar el siguiente.
Si un paso particular tarda más de una semana en convertirse en un
hábito regular, practíquelo por 2 ó 3 semanas antes de iniciar el
siguiente. Incluir refuerzos positivos o recompensas podría resultar
útil para un aprendizaje exitoso de cada paso.
Identifique a un amigo o cónyuge que le sirva como su "entrenador de
planificación". Revise esta hoja con su entrenador, y discuta cada paso
antes de llevarlo a cabo. El papel del entrenador es recordarle
practicar cada paso y vigilar el progreso general. El entrenador debe
alentarlo por sus esfuerzos y proveer retroalimentación constructiva (no
crítica ni severa) sobre cualquier error. El entrenador también debe
animarlo a recompensarse a sí mismo al final de cada semana. El
entrenador de planificación debe ser una persona que se enfoque en lo
positivo, felicite los éxitos y lo anime a continuar con el paso
siguiente, y no una persona que critique los fracasos o el logro
imperfecto de cualquiera de los pasos.
1. Seleccione un planificador diario compatible para que sea su único calendario de planificación.
Como mínimo, un planificador diario es un artículo que incluye un
calendario, espacio para escribir listas de cosas "por hacer", y espacio
para escribir números telefónicos, direcciones y otras informaciones
básicas de identificación y referencia. Puede ser un modelo de papel y
lápiz, como las marcas Franklin Planner, Day Timer, o Planner Pad. Puede
ser un sofisticado planificador electrónico como un Palm Pilot, o puede
ser un software de manejo de tiempo en una computadora portátil o de
escritorio. Los planificadores electrónicos tienen una variedad de
ventajas. Son compactas; proveen recordatorios audibles que pueden
servir de ayuda para el manejo de la memoria; pueden clasificar,
organizar y almacenar mayor cantidad de información de manera más
eficiente que los planificadores de papel y lápiz; y pueden intercambiar
información fácilmente con las computadoras de la oficina y el hogar.
Si a usted le gustan los aparatos y que aprende fácilmente la nueva
tecnología, elija un planificador electrónico. Si no le gusta la
tecnología, elija un modelo de papel y lápiz. Visite una tienda de
artículos para oficina y revise cuidadosamente los distintos tipos de
planificadores. Vienen en todos los tamaños, formas y colores, y con
distintos tipos de vistas: diaria, semanal y mensual. Inspeccione
cuidadosamente los diversos tipos de páginas diarias, semanales y
mensuales. ¿Planifica muchas citas cada hora o media hora? Entonces use
un planificador con una vista diaria que sea clara. ¿Hace listas de
cosas por hacer, pero no planifica muchas citas? Entonces tal vez
necesite un planificador con una vista semanal y con mucho espacio para
hacer listas.
Su planificador debe ser su única agenda/calendario de planificación
para todo lo que hace (o sea, para el trabajo, el hogar y los asuntos
personales). Usar agendas/calendarios separados en la casa y la oficina
podría resultar confuso y abrumador. Inevitablemente se olvidará de
transferir lo que escribe de una agenda a otra, y faltará a citas o
compromisos importantes.
2. Encuentre un solo lugar para guardar el planificador que sea accesible.
Después de seleccionar el planificador, el próximo paso es comenzar a
guardarlo en un solo lugar de fácil acceso en la casa y el trabajo, de
manera que siempre sepa dónde encontrarlo. El lugar debe ser claramente
visible desde cierta distancia, incluso en una habitación revuelta o un
escritorio desordenado. Algunos lugares convenientes podrían ser al lado
del teléfono, en una mesa al lado de la puerta de entrada, o sobre el
escritorio de la oficina. Si el planificador tiene una correa, podría
colgarlo en un gancho al lado de la puerta de entrada, encima del
teléfono o junto a las llaves del auto. Llévela al trabajo y tráigala al
volver a casa, y practique guardarla en los lugares designados durante
una semana.
3. Escriba las cosas básicas en el planificador diario.
Reúna los nombres, direcciones y números telefónicos más comunes que
usa. Escríbalos en el planificador en orden alfabético, en la sección de
nombres y direcciones. Considere qué información vital podría ser útil
incluir en el planificador, tal como los números de las pólizas de
seguro, las claves de las computadoras, los números de serie de los
equipos, y los cumpleaños y aniversarios, y escriba esa información en
los espacios designados.
4. Lleve el planificador consigo todo el tiempo.
Ahora que su planificador tiene algo de información, debe llevarlo
consigo todo el tiempo. Muchas personas afirman que llevan sus
planificadores todo el tiempo, pero que se les "olvida" la magnífica
idea que se les ocurrió mientras hacían compras. "Todo el tiempo"
significa siempre que salga del auto para entrar a una tienda, o siempre
que deje su escritorio para ir a una reunión.
5. Revise su planificador con regularidad.
Muchos adultos que padecen TDA/H escriben cosas en sus
planificadores, pero raras veces miran lo que escribieron; en su lugar,
confían en su memoria, con desastrosas consecuencias. Antes de poder
usar un planificador como agenda/calendario o para listas de cosas por
hacer, debe desarrollar el hábito de revisarlo periódicamente. Comience
revisando el planificador un mínimo de tres veces al día: una vez por la
mañana para planificar o revisar los eventos pendientes del día, una
vez al mediodía para realizar cualquier corrección pertinente y
refrescar su memoria sobre los eventos que quedan para ese día, y otra
vez a la noche, para planificar o revisar los eventos del día siguiente.
Hay varias maneras de recordar revisar su planificador. Primero,
puede programar la alarma de un reloj de pulsera o las alarmas de un
planificador electrónico para que suenen a intervalos regulares cuando
desea revisar su planificador. Segundo, puede asociar la revisión de su
planficador con actividades habituales que hace a aproximadamente a la
misma hora todos los días, como comer, vestirse por la mañana o
alistarse para dormir a la noche, o entrar o salir de la oficina.
Tercero, dejar notas como recordatorios en lugares estratégicos (el
escritorio en la oficina, el espejo del baño, en el tablero o picaporte
del auto) puede ser útil para recordarle revisar el planificador.
6. Use el planificador como su agenda/calendario para todo.
Ahora está listo para usar su planificador como agenda/calendario. En
un papel aparte, haga una lista de todas las citas que tiene
planificadas para cualquier momento en el futuro. Luego, escriba esas
citas en los lugares destinados al horario correspondiente de las
páginas del planificador de los días y meses en cuestión. Revise las
citas programadas para ese día cada vez que consulte su planificador.
Durante el día, escriba las cita adicionales tan pronto como la
programe.
Usar bolígrafos de distintos colores para distintos tipos de cosas en
su calendario (por ejemplo, rojo para citas, azul para actividades de
trabajo y verde para eventos familiares) le permitirá reconocer
distintos tipos de eventos mientras recorre la página con la mirada. Si
su familia vive muy ocupada, use colores diferentes para las actividades
de cada miembro de la familia.
7. Use su planificador como un "almacén cerebral" para capturar sus ideas.
Los adultos con TDA/H experimentan un flujo constante de ideas que
inundan sus mentes. Con frecuencia, se frustran por no poder recordar
esas ideas cuando las necesitan. Usar la agenda como un "almacén
cerebral" resuelve ese dilema. Ya que transporta su agenda todo el
tiempo, practique escribir cualquier idea que desee guardar tan pronto
como se le ocurra. Escríbalas en las páginas en blanco de la agenda o en
la sección de la agenda para la lista de cosas por hacer del día. Si
halla que le vienen muchas ideas importantes en momentos en que es
imposible escribirlas (por ejemplo, en la ducha o mientras conduce),
considere llevar una pequeña grabadora digital. Dicte sus ideas en la
grabadora y transcríbalas a su agenda más adelante ese día. Algunas
computadoras de mano y de bolsillo tienen grabadoras digitales
incluidas.
8. Haga una lista diaria de cosas por hacer y revísela con frecuencia.
Sólo debe comenzar a hacer su lista diaria de cosas "por hacer"
después de haber experimentado con éxito el uso de su planificador como
agenda/calendario. La mayoría de los planificadores tienen un lugar al
lado del calendario para las cosas "por hacer"de cada día. Durante la
primera revisión de su planificador por la mañana, haga una lista de
todo lo que necesita hacer ese día. Use sus notas del "almacén cerebral"
para ayudarlo a hacer la lista. Mantenga la lista relativamente corta,
con más o menos 5 a 8 ítems, de manera que pueda tener éxito en
completarlos todos. Sea realista sobre lo que puede lograr en un día, y
recuerde programar algo de tiempo para usted mismo incluyendo una
actividad u horario personal como uno de los ítems. Escriba acciones
específicas en lugar de conceptos imprecisos. Por ejemplo, "comprar
flores para mi esposa" es un ítem más específico que "ser amable con mi
esposa".
Examine la lista y asigne los ítems a fechas y horas particulares en
el planificador. Intente completarlos según lo programado; para ello,
revise la lista con frecuencia. Marque todos los ítems completados, y
revise los ítems que permanezcan pendientes.
Al final del día, examine la lista. Si ha completado todos los ítems
de la lista, felicítese a usted mismo. No se reprenda si no completó
todos los ítems. Si sólo hubo unos pocos ítems sin terminar, póngalos en
la lista del día siguiente. Sin embargo, si tiene muchos ítems sin
terminar, evalúe si tiene expectativas poco realistas sobre cuánto puede
hacer. Analice los ítems sin completar y qué cosas impidieron que
hiciera todo lo de su lista (llamadas telefónicas, otras interrupciones,
falta de tiempo, no tener todo lo que necesitaba para hacer la tarea,
crisis inesperadas). Pensar de esta forma lo ayudará a volverse más
realista sobre lo que puede lograr en un día. Disminuya sus expectativas
o encuentre otros métodos para completar las tareas, tales como
delegar, lograr mayor eficiencia o eliminar tareas.
9. Organice su lista de cosas "por hacer" según sus prioridades y actúe de acuerdo a las mismas.
Hay muchas maneras de organizar la lista de cosas "por hacer" según
las prioridades. Una manera es numerar todos los ítems de la lista en
orden de prioridad descendiente. Otra manera es clasificar cada ítem en
una de tres categorías: "fundamental", "importante", y "hacer sólo si
hay tiempo". Elija el método que vaya mejor con su estilo, y comience a
organizar su lista de cosas por hacer según las prioridades.
A medida que el día avance, haga las tareas en su lista de cosas "por
hacer" en orden de prioridad descendiente. A menudo, los adultos con
TDA/H tienen la tentación de ignorar las prioridades, y podrían
necesitar estrategias para mantenerse en curso. Programe las alarmas de
su reloj de pulsera, agenda electrónica, software de manejo de tiempo en
la computadora, o buscapersonas para que suenen a intervalos regulares
como señal para revisar si está cumpliendo con el seguimiento de sus
prioridades. Hable con usted mismo como ayuda para evitar las
distracciones. Entrénese para repetir recordatorios como "tengo que
evitar distraerme", "tengo que seguir mis prioridades" y "no lo dejes
ahora, casi terminas". También asegúrese de estar tomando una dosis
efectiva del medicamento que dure el día completo. Vea la página Lo que
sabemos sobre medicamentos para más información sobre la determinación
de una dosis efectiva.
10. Realice una sesión diaria de planificación.
Para cuando haya completado los primeros ocho pasos, estará
conduciendo sesiones de planificación diaria "ad hoc" en las que
construya y organice por prioridad su lista diaria de cosas "por hacer".
Llegó el momento de formalizar este proceso con el nombre de "sesión de
planificación diaria". Considere la hora para construir y organizar por
prioridad las listas como su sesión de planificación diaria. La meta de
esta sesión es planificar las actividades del día siguiente y
desarrollar un plan de ataque para llevarlas a cabo. Además de asignar
prioridades y revisar los horarios, la sesión de planificación es el
momento de considerar exactamente cómo logrará cumplir cada tarea. ¿Qué
materiales necesitará? ¿A qué personas tendrá que consultar? ¿Qué
obstáculos es probable que encuentre? ¿Cómo puede vencer esos
obstáculos? Plantear y responder estas preguntas facilitará el proceso
de asignar prioridades a los ítems de su lista de cosas "por hacer". La
sesión de planificación proveerá un mapa mental que lo guía a llevar a
cabo las tareas de la lista.
Cuando haya alcanzado este punto en el programa, ¡felicítese! ¡Ha
dominado los pasos básicos de usar un planificador para manejar el
tiempo! Continúe siguiendo estos pasos. A medida que transforme en una
costumbre, considere intentar el último paso, que cierra la brecha entre
la planificación a corto y a largo plazo, pero tenga en cuenta que es
más desafiante y que podría requerir la ayuda de un entrenador de TDA/H o
un terapeuta.
11. Genere una lista de metas a largo plazo; luego, divida dichas
metas en piezas pequeñas y manejables, y asígnelas a sesiones de
planificación mensuales y semanales.
Primero, genere una lista de todas las metas a largo plazo. Estas son
metas amplias que deben lograrse luego de varios meses y años. Luego,
tome una meta a la vez y divídala en piezas o submetas pequeñas que
puedan ser logradas en el término de un mes. Asigne una submeta a cada
mes del año. A principio del mes, lleve a cabo una sesión de
planificación mensual en la que decida cómo lograr la submeta durante el
transcurso del mes. Asigne varias tareas a cada semana del mes. Al
principio de cada semana, lleve a cabo una sesión de planificación
semanal en la que decida cómo asignar aspectos de la submeta de esa
semana a las listas de tareas diarias para la semana completa. Durante
cada sesión de planificación diaria, planifique los detalles de la tarea
asignada que realizará ese día.
Resumen
En esta hoja, hemos descrito un método paso a paso para aprender a
usar un planificador para manejar el tiempo de manera efectiva y
aumentar las funciones ejecutivas inherentemente ineficientes en los
adultos con TDA/H. Siga cada paso durante al menos una semana,
recompénsese a sí mismo al final de la semana por practicar las técnicas
de planificación diaria, e identifique a un amigo como entrenador de
planificación para que le dé apoyo y estímulo por sus esfuerzos.
Algunos adultos con TDA/H podrían encontrar que incluso el método
paso a paso descrito aquí es difícil de seguir. Si encuentra que no
puede cumplir las directrices presentadas aquí, no se dé por vencido.
Tal vez tenga que dividir el proceso de aprendizaje en pasos aún más
pequeños. Tal vez necesite ayuda para vencer barreras emocionales que
provienen de toda una vida de experiencias de fracaso antes de poder
usar un planificador con éxito. Tal vez necesite fuertes sistemas de
apoyo y la guía de un profesional capacitado. Consulte a un profesional,
como un entrenador de TDA/H o un terapeuta familiarizado con el TDA/H
en adultos, y muéstrele esta hoja. El profesional podrá personalizar los
pasos a su situación particular, de manera que pueda experimentar éxito
en el manejo del tiempo con el uso de un planificador diario. Para más
información sobre cómo seleccionar un entrenador apropiado, vea la
página Lo que sabemos sobre el entrenamiento.
Referencias
Barkley, R. A. & Gordon, M. (2002). Research on comorbidity,
adaptive functioning, and cognitive impairments in adults with AD/HD: |
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Gracias por tu comentario es muy enriquecedor para el blog.